Plano de home office para conter o Coronavírus

Estamos em uma situação de crise com o COVID-19, momento para dar um novo significado a nossa civilidade e amparo em sociedade. Que esse plano sirva de guia neste momento de urgência.

Num momento de pandemia e mobilização geral, boas ideias devem ser compartilhadas para passarmos pela situação da melhor forma possível.

Em razão do cenário atual, ativamos essa semana um plano de contingência em duas etapas. Esse plano é compartilhado com você por tratar de uma estratégia adotada para passar por uma crise sem comprometer a nossa entrega e, principalmente, sem comprometer os nossos colaboradores, clientes e fornecedores.

Nosso objetivo é que você utilize essas medidas como um guia nas decisões necessárias com a sua organização num momento de urgência. As ferramentas podem ser substituídas de acordo com a necessidade de cada um. O processo é fundamental pra determinar limites e definir responsabilidades.

Etapa 1

Suspensão de todas as reuniões de trabalho presencial com clientes e fornecedores, que passaram a ser feitas por conferência online, uma prática já adotada em nosso processo diário de trabalho.

Etapa 2

Adoção do trabalho à distância, com as seguintes medidas para manter o nível de relacionamento e comunicação entre as equipes:

Arquivos

Para atender a demanda do momento os principais arquivos de criação serão levados pelos designers em HD externo, sendo de responsabilidade do profissional manter a organização para futura atualização e backup no seu local de origem no servidor.

O acesso aos arquivos no servidor serão feitos de forma remota via AnyDesk com envio por serviços de terceiros para a transmissão de arquivos, como o FromSmash ou WeTransfer, otimizando o tempo de transferência e a notificação sobre o término do processo.

Os mesmos serviços para transmissão de arquivos devem ser utilizados para a troca de arquivos com mais de 15M entre as equipes. O link do arquivo gerado pela ferramenta deve ser colocado no ERP junto ao projeto para manter a informação atualizada com a equipe.

Os arquivos de saída com tamanhos reduzidos para publicação digital devem ser compartilhados por email entre as equipes.

Os demais arquivos utilizados na gestão dos projetos, definições de planejamentos e processos, planos de mídia e redação continuam no GSuite e podem ser acessados remotamente.

Reuniões

Optamos pelo Meet, por ser uma tecnologia já utilizada na agência integrado com a nossa agenda. Há outras boas opções como Whereby e o Skype.

Organização de horários

É fundamental manter os horários normais da agência. O mais importante é programar um horário comum de almoço entre os integrantes de cada equipe para não comprometer o fluxo de trabalho do grupo.

Whatsapp

Deve ser adotado apenas para assuntos emergenciais e questões pontuais interpessoais. Assuntos de interesse da equipe e/ou definições sobre projetos devem ser documentados por email.

Email

Fundamental na documentação, canal para a concentração de todas as informações trocadas sobre um projeto onde, preferencialmente, devem vir num único email para evitar o desencontro de informações.

O mais importante é adotar um modelo de assunto de email com o nome do cliente sempre em primeiro lugar, seguido do número do job e nome do projeto para manter organizado de acordo com a classificação de pautas em nosso ERP.

ERP

A gestão dos projetos e suas pautas, demandas, entregas e timesheet seguem sem mudanças.

Alinhamento semanal de pauta

Acontece pelo mesmo canal de reuniões entre cada equipe. Sugerimos ao menos dois encontros semanais entre as equipes para o alinhamento da pauta semanal na segunda e o alinhamento das entregas da semana na quinta, com tempo hábil para solucionar questões emergenciais.

Reports emergenciais

A situação deve ser descrita por email e notificada por whatsapp. Optamos em criar um grupo responsável por essas questões.

Telefone

Os números da agência são direcionados para um celular e o atendimento responsável orienta o envio da demanda por email e repassa o assunto para o atendimento de cada equipe ou destinatário por whatsapp.

Considerações importantes

  • Organize as ideias antes de falar
  • Organize as informações antes de repassar
  • Leia toda a pauta antes de agir
  • Tenha cuidado com o senso de urgência desnecessário
  • Faça pausa entre os trabalhos
  • O distanciamento em determinados momentos pode ser um fator de stress
  • Cuidado com o monstro que mora na geladeira

A compreensão e cooperação de todos é muito importante. Que esse guia seja útil e funcione como ponto de partida na organização do plano que melhor atenda a sua necessidade.

Estamos conectados e só temos a evoluir com isso.